การเปลี่ยนจากการเก็บข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัลเป็นตัวเร่งให้เกิดการเติบโตที่ปฏิวัติการทำงานทั้งภาครัฐบาลและภาคธุรกิจ ทั้งนี้การเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลเป็นมากกว่าการแค่แปลงเอกสารเป็นไฟล์ แต่ยังหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพและความเรียบง่ายของการทำงานอีกด้วย เช่นการสร้างคลังข้อมูลอัจฉริยะ ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถทำได้อย่างง่ายดายและคล่องตัวด้วยการใช้สแกนเนอร์ที่สแกนเนอร์มีประสิทธิภาพ

โดยปกติ เมื่อพูดถึงการเก็บบันทึกข้อมูล ส่วนมากจะเป็นการเก็บเอกสารไว้ในห้องจัดเก็บขนาดใหญ่ซึ่งใช้พื้นที่มากและในห้องก็จะเต็มไปแฟ้มพร้อมด้วยเอกสารจำนวนนับไม่ถ้วน ซึ่งบางส่วนอาจมีการติดป้ายแสดงข้อมูลหรือวางผิดที่ ทำให้เกิดความสับสนและใช้เวลาในค้นหามากขึ้น ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินดำเนินธุรกิจตามไปด้วย

การใช้คลังข้อมูลแบบดิจิทัล จะช่วยลดปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการเติบโตขององค์กรภายในพนักงาน ในหลายๆ องค์กร ยังคงมีความเชื่อว่าการเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสารจะยาวนานและมั่นคงกว่า แต่ในความเป็นจริงแล้วการเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสารมีบ่อยครั้งที่ข้อผิดพลาดของมนุษย์อาจทำให้ข้อมูลเสียหายหรือสูญหายไปด้วย ซึ่งส่งผลที่รุนแรงอย่างมากโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับในธุรกิจบางเช่น ธุรกิจเกี่ยวกับด้านสุขภาพที่อาจะส่งผลถึงชีวิตของคน

การปรับเปลี่ยนเพื่อผลผลิตทางธุรกิจ

ทุกอุตสาหกรรมล้วนแต่มีส่วนในการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่นี้ โดยอุตสาหกรรมด้านการดูแลสุขภาพอาจส่งผลกระทบมากที่สุด[1] การจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลทำให้อุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพสามารถจัดเก็บข้อมูลผู้ป่วยได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตั้งแต่การดูแลผู้ป่วยที่คล่องตัว การรับปรึกษาและดูแลอาการผู้ป่วยผ่านระบบ telehealth หรือ telemedicine ที่ให้ผู้ป่วยสามารถพบแพทย์ผ่านระบบวิดีโอคอล ตลอดไปจนถึงการโรงพยาบาลต่างๆ สามารถแบ่งปันข้อมูลสุขภาพระหว่างกันได้ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้นของผู้ป่วย ทั้งนี้ การเก็บข้อมูลแบบดิจิทัล ไม่ได้เกิดขึ้นเพียงแค่ธุรกิจการดูแลสุขภาพเท่านั้น แต่ยังรวมถึงธุรกิจอื่นๆอีกด้วย

สำนักงานส่วนใหญ่และจะมีห้องเก็บเอกสารโดยเฉพาะ และบางส่วนมีเอกสารข้อมูลที่เป็นความลับ การจัดเรียงข้อมูลในเอกสารสำคัญแบบเดิมๆ เป็นงานที่น่าเบื่อและใช้เวลานาน และมักเป็นกระบวนการที่ต้องใช้แรงงานมาก แต่จะดีกว่าไหม หากเราสามารถประหยัดเวลา และนำไปพัฒนางานด้านอื่นๆ ที่สามารถเพิ่มมูลค่าได้มากขึ้น

ด้วยนวัตกรรมของเครื่องสแกนในปัจจุบัน องค์กรต่างๆ สามารถลดพื้นที่จัดเก็บได้ โดยวางเครื่องสแกนไว้ที่มุมใดมุมหนึ่งในสำนักงาน สแกนเนอร์ชองเอปสัน ถูกออกแบบมาให้มีขนาดกะทัดรัดและล้ำสมัย ซึ่งในปัจจุบัน สแกนเนอร์ของเอปสันมีส่วนแบ่งการตลาดอันดับ 1 ในภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้[2] การจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัลช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการดำเนินงาน เพราะสามารถเข้าถึงและดึงข้อมูลมาใช้งานได้ง่าย ในปัจจุบันอุตสาหกรรมจำนวนมากกำลังมีการเปลี่ยนแปลงดิจิทัล การจัดเก็บข้อมูลแบบดิจิทัล จะช่วยเปิดช่องทางและโอกาสใหม่สำหรับให้กับทุกธุรกิจ

ปัจจุบัน ลูกค้ากำลังมองหาความสะดวกสบายซึ่งเป็นวิธีในการแก้ไขปัญหาด้านการบริหารจัดการในระหว่างการเดินทาง ด้วยความสามารถในการสแกนเอกสารจากโทรศัพท์มือถือ การลงนามในเอกสารผ่านแอปพลิเคชัน เช่น DocuSign และการจัดเก็บข้อมูลแบบไม่จำกัดของระบบคลาวด์ ทำให้ธุรกิจที่ใช้ประโยชน์จากเอกสารดิจิทัลไม่ได้ถูกจำกัดโดยวิธีการเก็บถาวรแบบเดิมๆ การสแกนและจัดเก็บในระบบคลาวด์ไม่เพียงแต่ทำให้การจัดเก็บเอกสารและเรียกใช้เกิดความสะดวกยิ่งขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมด้วย เพราะสามารถลดการใช้และความต้องการกระดาษได้ ในขณะที่เทคโนโลยียังคงมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง การเก็บและรวบรวมข้อมูลของลูกค้าทั้งหมดยังคงมีความสำคัญไม่แตกต่างจากในอดีต การเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสารอาจกระจัดกระจายไปตามพื้นที่จัดเก็บข้อมูลต่างๆ การเก็บข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลจะมีส่วนช่วยในการรวบรวมข้อมูลให้อยู่เพียงแหล่งเดียว ซึ่งจะสะดวกในการเข้าถึงและมั่นใจได้ในความถูกต้องและสอดคล้องกัน

การสแกนเพื่อสร้างความยั่งยืน

ข้อดีอย่างหนึ่งที่มองข้ามไปมากที่สุดของการสแกนก็คือการเป็นส่วนหนึ่งในการสร้างความยั่งยืนให้กับธุรกิจและสังคม เอกสารต่างๆ ในองค์กรล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่เป็นความลับภายใน  การจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล ทำให้สามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องได้ และยังช่วยลดความจำเป็นในการส่งเอกสารผ่านทางไปรษณีย์ ซึ่งหมายถึงการลดความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลที่เป็นความลับ และที่สำคัญกว่านั้นคือการลดปริมาณการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ลงได้อย่างมาก

ท้ายที่สุดแล้ว การเก็บเอกสารเป็นระบบดิจิทัลเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายในองค์กรที่ ควบคู่ไปกับการขับเคลื่อนองค์กรให้เกิดการเติบโตอย่างยั่งยืน

[1] Mckinsey “How COVID-19 has pushed companies over the technology tipping point—and transformed business forever”

[2] 2021H2 IDC ประวัติการเปิดตัว Document Imaging Scanner – เอปสัน_อาเซียนและอินเดีย