ก้าวแรกของการเปลี่ยนแปลงสู่ธุรกิจดิจิทัล

พ.ค. 3, 2020เครื่องพิมพ์เพื่อธุรกิจ & ใช้ในบ้าน, เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์

การจัดเก็บเอกสารในสำนักงานแบบเก่า ที่ใช้กล่องหรือตู้เก็บเอกสารจำนวนมากกำลังจะหายไปจากโลก เมื่อข้อมูลทุกอย่างถูกเก็บบันทึกในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล ซึ่งช่วยเพิ่มความรวดเร็วและประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กรได้หลายเท่าตัว เช่นเดียวกับสำนักบริหารสิ่งแวดล้อม (Environmental Management Bureau: EMB) กรมสิ่งแวดล้อมและทรัพยากรธรรมชาติ (Department of Environment and Natural Resources: DENR) ของประเทศฟิลิปปินส์ ซึ่งทำหน้าที่พัฒนาโปรแกรมและมาตรฐานด้านคุณภาพสิ่งแวดล้อม ทั้งยังกำกับการทำงานของสำนักงานท้องถิ่นให้ดำเนินงานตามนโยบาย ซึ่งเกี่ยวข้องกับการออกใบอนุญาตและใบเคลียร์สินค้าหลายแสนใบในแต่ละปี

ฝ่ายจัดเก็บข้อมูลของ EMB ที่เมืองซาน เฟอร์นันโด จังหวัดปัมปังกา ทำหน้าที่รับและจัดเก็บแบบฟอร์มการขออนุญาตและเคลียร์สินค้านำเข้าในเขตเทศบาล ไม่ว่าจะเป็นใบรับรองการปฏิบัติตามมาตรฐานสิ่งแวดล้อม หรือ ใบรับรองการไม่ผ่านเกณฑ์ และอื่นๆ

คริสติน ดันคา เจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหารงานทั่วไป ของ EMB กล่าวว่า “การจัดหาเทคโนโลยีอันทันสมัยมาช่วยพัฒนาระบบจัดเก็บข้อมูลสำรองในสำนักงานเป็นเรื่องสำคัญ ในอดีต สำเนาของใบคำขอต่างๆ จะถูกจัดเก็บในแฟ้มวางอยู่บนชั้น เจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบจากทะเบียนก่อนจะเข้าไปค้นหาเอกสารที่ต้องการในพื้นที่จัดเก็บที่มีแฟ้มเอกสารนับพันที่ฉลากบางส่วนเริ่มเลือนลาง ยิ่งแผ่นสำเนาสูญหายหรือถูกปลวกกินก็ยิ่งสร้างความยุ่งยากอย่างหนักให้กับเจ้าหน้าที่ในการกู้ข้อมูลกลับคืนมาได้ ทำให้ทางสำนักงานฯ ตัดสินใจว่าต้องเปลี่ยนแปลงและมองหาสแกนเนอร์ที่สามารถช่วยปรับปรุงรูปแบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยพิจารณาจากคุณภาพ ความทนทาน ราคาที่ย่อมเยา และความเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ซึ่งเงื่อนไขต่างๆ เหล่านี้สามารถหาได้บนสแกนเนอร์อเนกประสงค์ทั้งสองรุ่นของเอปสัน ได้แก่ Epson WorkForce DS-310 และ Epson WorkForce DS-530”

Epson WorkForce DS-310 มีรูปทรงบางเบา เคลื่อนย้ายสะดวก ช่วยประหยัดพื้นที่ทำงาน มีความเร็วในการสแกนที่ 50 ภาพต่อนาที สแกนเอกสารได้หลากหลายขนาด มาพร้อมกับโหมดป้อนเอกสารอัตโนมัติ ช่วยให้สแกนเอกสารปริมาณมากได้อย่างต่อเนื่องและมีช่องเสียบการ์ดสำหรับการสแกนบัตรพลาสติก ขณะที่ Epson WorkForce DS-530 สแกนได้เร็วถึง 70 ภาพต่อนาที สามารถรองรับงานสแกนได้หลากหลาย ตั้งแต่กระดาษไปจนถึงบัตรพลาสติก และสแกนกระดาษที่มีความหนาตั้งแต่ 27 – 413 แกรม อีกทั้งมีระบบการเชื่อมต่อเครือข่าย ทำให้สามารถแชร์ไฟล์ระหว่างแต่ละแผนก ช่วยให้ระบบการทำงานของทีมงานจึงดำเนินไปได้อย่างราบรื่นไม่สะดุด

เทเรซ่า แพนกิลินัน หัวหน้าฝ่ายจัดเก็บข้อมูลของ EMB กล่าวว่า “เอปสันช่วยให้ EMB สามารถให้บริการประชาชนในพื้นที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่ยังสร้างสภาพแวดล้อมภายในสำนักงานที่เป็นมิตรกับธรรมชาติอีกด้วย”

ดิจิทัลทรานฟอร์เมชั่น ทำให้หลายองค์กรก้าวไปสู่การเป็นสำนักงานไร้กระดาษ แต่ในหลายธุรกิจที่ประเทศฟิลิปปินส์ ข้อมูลจำนวนมหาศาลยังคงถูกบันทึกและจัดเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ เช่นเดียวกับหน่วยงานรัฐ อย่าง EMB ที่ยังคงสร้างบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษเพิ่มมากขึ้นทุกวัน ผ่านการกรอกแบบฟอร์มเอกสาร รายงานการทำบัญชี การเดินบัญชี และอื่นๆ จึงชัดเจนว่าการสร้างระบบจัดการเก็บบันทึกข้อมูลดิจิทัลที่ช่วยเก็บรักษา ป้องกัน และรวมข้อมูลสำคัญไว้ในที่ปลอดภัยที่เดียว จึงเป็นก้าวแรกที่สำคัญของการดำเนินธุรกิจยุคใหม่

 

ติดตามเรา

 

Share This