การรวบรวมและเก็บรักษาข้อมูลจำนวนมหาศาลเป็นงานที่ท้าทายสำหรับทุกหน่วยงานท้องถิ่นของรัฐ ในแต่ละวันเจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลาในการทำงาน หรือจัดเก็บเอกสารที่ยังอยู่ในรูปแบบกระดาษเป็นจำนวนมาก ทำให้ต้องเสียเวลานานในการค้นหาเอกสารที่ต้องการจากตู้เอกสาร ดังนั้นเพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานนี้ หน่วยงานรัฐต่างๆ ได้พยายามนำระบบจัดเก็บเอกสารที่ทันสมัยเข้ามาใช้ ซึ่งรวมถึงการสแกนและเก็บบันทึกข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล ตัวอย่างจากที่สำนักงานเทศบาลเมืองบูฮี (Buhi) บนเกาะลูซอน ประเทศฟิลิปปินส์ โดยมีการจัดทำเอกสารที่เป็นกระดาษจำนวนมากให้กลายเป็นไฟล์ดิจิทัล ซึ่งเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเจ้าหน้าให้บริการแก่ประชาชนท้องถิ่นไปอย่างสิ้นเชิง

การเปลี่ยนแปลงหน่วยงานบริการสาธารณะเข้าสู่ระบบดิจิทัล

เมืองบูฮี ในจังหวัดคามารีเนส ซูร์ เขตบีโคล ที่ครั้งหนึ่งเป็นที่ลี้ภัยของผู้ประสบภัยจากเหตุการณ์ภูเขาไฟมายอนระเบิดในช่วงคริสต์ศตวรรษที่ 16 ปัจจุบันเป็นถิ่นฐานของผู้คนมากกว่า 77,000 คน สำนักงานเทศบาลเมืองได้หาทางปรับปรุงบริการสาธารณะด้วยการใช้นวัตกรรมและเครื่องมือที่ทันสมัยเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น

มาร์ค แอนโธนี นาซาร์เรีย เจ้าหน้าที่ฝ่ายข้อมูลของเทศบาลเมืองบูฮี กล่าวว่า “เราต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อช่วยให้เราพร้อมที่จะให้บริการแก่ชาวบูฮีได้ดีที่สุด เราต้องทำให้พวกเขารู้สึกว่ารัฐบาลท้องถิ่นทำงานอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ และเราเชื่อว่าการทำธุรกรรมออนไลน์ รวมถึงการเก็บข้อมูลดิจิทัลคือวิธีที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับสำนักงานฯ ของเรา”

ด้านบีโธเฟน นาโชร์ เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ กล่าวว่า “สำนักงานของเรามีพื้นที่เล็ก ทำให้มีข้อจำกัดในการจัดเก็บเอกสารแบบแผ่นกระดาษในตู้เอกสารซึ่งกินพื้นที่ทำงานส่วนใหญ่ อีกทั้งเอกสารราชการที่มักถูกใช้อยู่เป็นประจำ เช่น ใบอนุญาตประกอบกิจการ เอกสารการว่าจ้างงาน สัญญาต่างๆ และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับนโยบายเจ้าหน้าที่ต้องแยกจัดเก็บและค้นหาจากตู้เอกสารแต่ละตู้ ซึ่งจะใช้เวลาในการดำเนินการมากพอสมควร การสแกนและเก็บบันทึกข้อมูลดิจิทัลในเซิร์ฟเวอร์จึงช่วยคืนพื้นที่ว่างให้สำนักงานและเป็นการรวบรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวกัน ซึ่งช่วยให้เจ้าหน้าที่ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างง่ายดายและสามารถให้บริการชาวบูฮีได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น”

สแกนเนอร์จึงกลายเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้สำนักงานเทศบาลเมืองบูฮีสามารถยกระดับการให้บริการสาธารณะ ซึ่ง Epson WorkForce DS-410 คือตัวเลือกของสำนักงานฯ ด้วยประสิทธิภาพการทำงานที่รวดเร็ว ให้งานที่คมชัด มีฟังก์ชั่นป้อนเอกสารแบบอัตโนมัติและรองรับการทำงานหลากหลาย ใช้งานง่าย ทั้งยังมีขนาดกะทัดรัด ในราคาที่ไม่สูงมากนัก

บีโธเฟน กล่าวต่อว่า “เราใช้ Epson WorkForce DS-410 ในการเปลี่ยนเอกสารกระดาษให้เป็นข้อมูลดิจิทัล ไม่ต้องเสียเวลาหยิบเอกสารทีละแผ่น ที่สำคัญเราไม่ต้องกลับหน้ากระดาษด้วยมือในกรณีที่ต้องการสแกนเอกสารที่มี 2 หน้า ซึ่งช่วยให้เราสามารถสแกนเอกสารจำนวนมากได้อย่าวงรวดเร็ว นอกจากนี้ งานสแกนยังมีความคมชัด คุณภาพเยี่ยมอีกด้วย”

Epson WorkForce DS-410 ยังมีความสามารถในคัดแยกกระดาษเพื่อไม่ให้กระดาษติดกัน เพื่อป้องกันการตกหล่นของเอกสาร ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้งานมั่นไจได้ว่าเอกสารทุกแผ่นจะได้รับการสแกนจนครบทุกแผ่น ไม่มีตกหล่น นอกจากนี้ยังงมีฟังก์ชั่นดูแลกระดาษ ที่ทำให้แน่ใจว่าต้นฉบับจะไม่ได้รับความเสียหายจากลวดเย็บกระดาษหรือความผิดปกติระหว่างการป้อนเอกสาร ซึ่งเครื่องจะหยุดทำงานและแจ้งผู้ใช้งานทันทีหากมีการตรวจพบลวดเย็บกระดาษในชุดเอกสาร Epson WorkForce DS-410 สามารถสแกนได้เร็วถึง 26 หน้าต่อนาที หรือ 52 รูปภาพต่อนาที ทั้งรองรับการใช้งานกับกระดาษที่มีความหนาตั้งแต่ 50 – 209 แกรม รวมถึงรองรับการสแกนเอกสารขนาด A3 ได้อีกด้วย

ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในปัจจุบัน ทำให้รัฐบาลท้องถิ่นสามารถนำเครื่องมือที่ดีที่สุดเข้ามาช่วยงานด้านระบบอัตโนมัติและการจัดการเอกสาร เอปสันสแกนเนอร์ WorkForce DS-410 ได้พิสูจน์ให้หน่วยงานรัฐอย่างสำนักงานเทศบาลเมืองบูฮีเห็นถึงคุณภาพ ความเร็วและความคล่องตัวที่จำเป็น ต่อการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของสำนักงานฯ สู่ระบบดิจิทัล เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและให้บริการสาธารณะแก่ประชาชนได้ดียิ่งขึ้น